Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb dieser passwortgeschützten Bestell-Webanwendung. Die Website wird als eigenständige HTTPS-Anwendung auf Servern innerhalb der Europäischen Union betrieben.
Die nachfolgenden Angaben wurden anhand der vorhandenen technischen Umsetzung der Anwendung erstellt. Die rechtliche Verantwortung für den Betrieb der Website und den Inhalt dieser Datenschutzerklärung verbleibt beim Betreiber.
1. Verantwortlicher
ERNST WAGENER Hydraulikteile GmbH
Am Walzwerk 4
45527 Hattingen
Deutschland
2. Zweck der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich zum Betrieb der Anwendung und zur Abwicklung von Bestellvorgängen. Dazu gehören insbesondere die Anmeldung von berechtigten Nutzern, die Erfassung und Bearbeitung von Bestellpositionen, die Zuordnung von Artikeldaten zu Kunden, die Ergänzung frei eingegebener Bezeichnungen, die Verarbeitung von Bilddateien zur Dokumentation von Artikeln oder Bestellpositionen, die Übermittlung von Bestellungen per E-Mail sowie die geschützte Speicherung und Archivierung der zugehörigen Unterlagen.
3. Art der verarbeiteten Daten
Im Rahmen der Nutzung der Anwendung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Kundennummern und Benutzerkennungen,
- Login-Daten und passwortbezogene Vorgänge,
- Stammdaten wie Name, Firma, Anrede und E-Mail-Adresse, soweit diese im Login-Bestand hinterlegt sind,
- Bestell- und Positionsdaten wie Artikelnummern, Bezeichnungen, Mengen und interne Statusangaben,
- frei eingegebene Textangaben zu nicht eindeutig identifizierten Artikeln,
- hochgeladene oder direkt aufgenommene Fotos,
- Dateinamen, Zeitstempel, interne IDs, Versionsstände und technische Metadaten,
- Session-Daten zur temporären Steuerung des Bestellablaufs.
4. Herkunft der Daten
Die verarbeiteten Daten stammen entweder direkt von den angemeldeten Nutzern, aus den im System hinterlegten Login- und Kundendaten, aus den während des Bestellvorgangs eingegebenen Informationen oder aus den durch den Nutzer ausgewählten bzw. aufgenommenen Bilddateien.
5. Anmeldung, Zugriffsschutz und Sessions
Der Zugriff auf die Anwendung ist nur nach Anmeldung möglich. Zur Aufrechterhaltung des angemeldeten Zustands und zur technischen Steuerung des Bestellvorgangs verwendet die Anwendung Sessions und hierfür erforderliche technisch notwendige Cookies. Diese dienen ausschließlich der sicheren Nutzung der Website und enthalten keine Analyse- oder Tracking-Funktionen.
6. Verarbeitung von Bestell- und Bilddaten
Innerhalb der Anwendung können Bestellpositionen mit Artikelreferenzen, Mengen, frei eingegebenen Bezeichnungen und Fotos erfasst werden. Fotos können entweder aus den Medien des Endgeräts hochgeladen oder direkt über die Kamera des Endgeräts erstellt werden. Ein Zugriff auf die Kamera erfolgt nur nach ausdrücklicher Freigabe durch den Nutzer im Browser bzw. Betriebssystem. Eine automatische Aufnahme ohne Mitwirkung des Nutzers findet nicht statt.
Die Bilddateien und die zugehörigen Bestelldaten werden zur Dokumentation, internen Bearbeitung, Übermittlung und Nachverfolgung der jeweiligen Bestellung verarbeitet. Die Datenstruktur umfasst dabei insbesondere Artikelreferenzen, Beschriftungen, Mengenangaben, Bilddateien sowie Erstellungs- und Änderungszeitpunkte.
7. E-Mail-Versand
Bestellungen werden per E-Mail über einen gesondert eingerichteten Account versendet, der ausschließlich für diesen Versand verwendet wird. Im Rahmen des Versands können Bestellinhalte, Kundenzuordnungen und gegebenenfalls Bilddateien übermittelt werden. Der Versand dient ausschließlich der Bearbeitung und Weiterleitung der Bestellung.
8. Speicherung und geschützte Archivierung
Die im Rahmen der Anwendung übermittelten und erzeugten Daten werden nicht nur zur laufenden Bearbeitung gespeichert, sondern können zusätzlich aus Gründen der Nachweisbarkeit, Nachverfolgbarkeit, Fehlerprüfung, Dokumentation und internen Archivierung in einem geschützten Bereich gespeichert werden. Dieser Bereich ist nicht öffentlich zugänglich und nur für hierzu berechtigte Personen oder Systemfunktionen erreichbar.
Die Formulierung dieser Datenschutzerklärung ist deshalb gegenüber einer rein vorübergehenden Verarbeitung dahin erweitert, dass Bestellunterlagen, Bilddateien und zugehörige Übermittlungsdaten nicht nur zur unmittelbaren Abwicklung, sondern auch zur geschützten Archivierung gespeichert werden können.
9. Rechtsgrundlagen
Soweit personenbezogene Daten zur Bereitstellung der passwortgeschützten Anwendung, zur Durchführung von Bestellungen, zur Kommunikation per E-Mail sowie zur technisch erforderlichen Speicherung verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist, sowie ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit ein berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb, an der technischen Administration, an der Dokumentation und an der geschützten Archivierung besteht.
10. Empfänger der Daten
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Bearbeitung und Übermittlung der Bestellung erforderlich ist, insbesondere durch den Versand über den hierfür eingerichteten E-Mail-Account, oder soweit der Betreiber gesetzlich hierzu verpflichtet ist. Eine Nutzung von externen Tracking-, Analyse- oder Werbediensten ist nach dem derzeitigen Stand der Anwendung nicht vorgesehen.
11. Hosting und Datensicherheit
Die Website wird auf Servern innerhalb der Europäischen Union betrieben. Die Übertragung zwischen Endgerät und Website erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Der Betreiber trifft technische und organisatorische Maßnahmen, um die Daten gegen unbefugte Zugriffe, Verlust oder Manipulation im angemessenen Umfang zu schützen.
12. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die Bereitstellung der Anwendung, die Bearbeitung der Bestellung, die technische Administration, die Dokumentation oder die geschützte Archivierung erforderlich ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder längeren berechtigten Interessen entgegenstehen. Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine weitere rechtliche Grundlage für die Aufbewahrung besteht.
13. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten, auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Sofern eine Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, besteht zudem das Recht auf Widerruf mit Wirkung für die Zukunft.
14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt.
15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Der Betreiber behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn technische Funktionen, Verarbeitungsabläufe oder rechtliche Anforderungen geändert werden. Maßgeblich ist die jeweils in dieser Seite veröffentlichte Fassung.
16. Versions- und Änderungshistorie
- 22.04.2026 - Version 1.0: Erstfassung der Datenschutzerklärung für die Bestell-Webanwendung.
- 22.04.2026 - Version 1.1: Ergänzung der Angaben zu Foto-Uploads, Kamera-Nutzung, E-Mail-Versand, geschützter Archivspeicherung und dynamischer Firmenadresse aus signature.JSON.